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人には好意という感情のバランスを取るような心理作用があります。

好意をもらったら、その分相手に好意を返すということで、好意の返報性（へんぽうせい）といいます。

簡単に言うと、

　あなたが、好きになれば
　相手も、あなたを好きになる。

ということです。

人は、誰も「自尊心」を持っています。自尊心を満足させてくれる人は、とても大切な人なわけです。
好意は自尊心を満足させてくれる代表的なものでしょう。
好意を与えたり、もらったりすることで、人間関係、恋愛関係は円滑になります。

もしあなたが好きな人がいたら、その相手に「好きだ」という気持ちを何らかの形で伝えておけば、恋愛に発展する可能性が高まるということです。

相手は「好かれている」と分かれば、悪い気持ちはしません。そして、好いていてくれる人を無視することはできなくなります。その後、特に好きでも嫌いでもなかった人でも、次第に好きになっていくのです。

これは普通の人間関係においても同じことが言えます。

事前に、「相手が自分に好意を持っている」と知らされておくと、相手の印象は「リラックスできる、楽しい人」というものになります。

反対に、事前に「相手が自分を嫌っている」と知らせておくと、相手の印象は「不快で、楽しくない人」というものになります。

このように、
「Aさんは自分のことを好き」ということが分かっているとき、Aさによい評価をし、
「Aさんは自分のことが嫌い」ということが分かっているとき、Aさに悪い評価をするということです。

相手に「好意を持っている」と伝えることは、恋愛のみならず、人間関係を円滑にするうえで大切なものとなります。
相手に好意を持っていうことは様々な方法で伝えることができますが、日々のコミュニケーション方法を磨いて相手に好意を伝えましょう。

▼発信者名を文頭に
先日もこんなメールが届きました。

水谷様
資金調達の件ですが銀行の担当者と相談したところ事業計画の修正を行えば新規融資は可能だと返事をいただきました。そこで事業計画の修正について相談にのっていただきたいのですがご都合はいかがでしょうか？

いったい誰が送ってきたのでしょうか？

署名も本文に名前もないし、いったい誰が送ってきたメールなのかよく分かりません。また送信者名も変な名前でした。送り先のアドレスを見てようやく送り主が判明しました。

本文はこうすべきです。
水谷様
○○株式会社の△△です。

資金調達の件ですが銀行の担当者と相談したところ事業計画の修正
を行えば新規融資は可能だと返事をいただきました。
そこで事業計画の修正について相談にのっていただきたいのですが
ご都合はいかがでしょうか？
------------------------------------------
○○ 株式会社　△△　　E-Mail:xxxxx@yyyyy.co.jp


署名がつけてあっても本文が長いと下の方まで見ないと誰か分かりません。本文の最初に名乗るようにしましょう。

女性経営者ですが、やわらかいイメージを出すために工夫したメールの書き出し例です。
水谷さま。

　おはようございます。
　 ○○株式会社の△△です。


いまさらですが、ビジネスメールならまず署名をつけましょう。
署名を設定する
署名を設定する。

署名の設定はアウトルック・エクスプレスなら「ツール｣→「オプション」で「署名」を選びます。

「新規作成」をクリックして、下にある「署名の編集」に入力します。入力欄が小さいのであらかじめメモ帳などで作成しておき、「コピー」＆「貼り付け」をするとよいでしょう。

「署名」を新規作成すると、名前は「署名　#1」のような名前になります。画面のように会社名に変えたい場合は右側の「名前の変更」をクリックして署名の名前を変えます。


▼送信者名は日本語で
スパムメールが毎日のように届いています。

スパムメールの語源が缶詰って知っていました。→企業のIT導入2003年5大ニュース

当然、メールを受け取る相手にもたくさんのスパムメールが届いています。
スパムメールの嵐
たくさんのスパムメールが届きます。

では、あなたの送信者名はローマ字になっていませんか？

最近のメール利用者は、メールソフトを立ちあげると送信者と件名を見てスパムメールをまず削除し、整理してから内容を見ています。

つまり送信者名がローマ字で件名に英語が使われているとスパムメールと誤認するおそれがあります。
しっかり漢字で送信者名を設定しましょう。
送信者名を漢字に
送信者名を漢字にすると

字数制限がありますが、なるべく送信者には会社名と名前をいれましょう。
アカウントで送信者名を設定
アカウントで送信者名を設定。

設定のやり方は「アウトルック・エクスプレス」の場合、「ツール」から「アカウント」を選びます。

名前を確認してください。ローマ字になっていませんか？なっていたら会社名＆名前となるように修正してください。

※海外とメールをやりとりする場合は漢字を使うと送信者名が文字化けしてしまいます。その場合は従来のローマ字をお使いください。



▼返信必須
多いのが返事を返さない会社です。

これがけっこう困ってしまいます。昔は相手のメールアドレスを間違っていてもエラーメールはすぐ目につきました。現在のようにスパムメールがあふれている状況ですと気がつきません。
スパムメールに埋没するエラーメール
スパムメールに埋没するエラーメール

またウイルスによるなりすましも多く、自分は送っていないのにたくさんの相手先不明のエラーメールが自分のところへ届きます。これとの区別もつきません。

アウトルック・エクスプレスでは相手が開いたら開封メッセージを返信する設定ができますが、失礼に思う相手もいて使いづらいものです。

送り手は確実に届いているかどうか不安に思っています。内容に関する返事は必要ありませんが、例えば「連絡ありがとう」の一言でよいのでメールを返信するのが最近のビジネスマナーです。

▼返信スピード
インターネット時代となりサービスで差別化することが重要となってきました。例えばメールの返事の速さも重要なサービスの一つです。

あるネットショップでは銀行などへの振込をネットで確認しており、確認と同時に注文した顧客に「振込ありがとうございます」とメールを送っています。

顧客が銀行で振込し、家へ帰ってパソコンを立ち上げると「ありがとうメール」が届いており、その対応の速さからネットショップのファンになる顧客もあります。

営業社員教育で顧客との電話の受け答えなどのロールプレィングをやっている会社はありますが、メールによる顧客との受け答えの練習をしている会社はほとんどありません。



▼近況報告
金融機関から融資を受けている中小企業が多くありますが、会社の近況を報告している企業は少ないのが現状です。

金融機関の支店長によくお聞きする話です。中小企業は借りた後は音沙汰なしで、次に中小企業から言ってくるのは新規融資の申込時ということです。金融機関とうまくつきあうコツは毎月、会社の近況報告をすることです。

本当は試算表などの資料を揃えて報告するとよいのですが、なくても簡単に会社の近況を書いて、FAXやメールするだけでもだいぶ違います。

金融機関としては継続して会社の状況が分かります。経営のアドバイスもしてもらえるし、次回の融資が必要な時も会社の状況がよく分かっていますので金融機関側から話が出ることもあります。

当たり前のメール活用なんですが、できていない会社が多いのが現状です。あなたの会社は大丈夫か、ぜひ再チェックしてみてください。

　

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